您提到公司已有自己的訂單系統，客戶也會在 LINE 群組提供訂單資料。今天先確認異常訊息怎麼提醒、訂單資料如何進入現有系統，再排定先處理哪一項。
這兩項都和目前的 LINE 工作群組及訂單系統有關。先確認要處理的資料、群組和安全限制。
工作群組訊息很多，車禍或其他異常回報可能被略過，前面有人提過的事也可能沒被注意到。
比對雙方確認的關鍵字，符合時提醒另一個指定群組。哪些字算異常、通知要帶哪些內容，都需要先確認。
另一個群組有客戶看得到。要不要附上原訊息或檔案，需先確認哪些內容可以讓客戶看到。
現在的提醒方式
異常訊息可能混在大量 LINE 對話裡。
希望討論的提醒方式
先確認關鍵字、通知對象，以及另一個群組能看到的內容。
客戶把訂單資料或檔案放在 LINE 群組，行政人員再整理並匯入公司自己的訂單系統。
評估由 LINE 收到資料、整理成現有系統能用的格式，再依確認過的安全方式匯入。能否直接串接，要先看系統和資料安全限制。
先挑一種常見訂單檔和實際流程，確認檔案類型、資料欄位、錯誤處理方式和人工核對點。
現在：行政整理後再匯入
以後：評估從 LINE 整理到系統
實際可讀的檔案、系統接法和核對方式，需先盤點。
通話中也提到新人訓練和其他可能適合 AI 協助的工作，但還沒談到具體步驟或目前花多少時間。
您提到司機有新人訓練，行政工作也可能需要花時間帶人。還需要確認哪些內容最常重複教。
先確認哪些內容需要反覆教、有沒有現成教材，再決定要不要列入這次要處理的工作。
值得繼續討論的情況：同一件事常要重複教，或新人容易漏掉固定步驟。
您希望一起看看，除了訂單匯入和訊息提醒，還有哪些工作可以少花人力處理。
把常做的工作、目前誰在處理、資料從哪裡來列出來，再挑一項最常重複的流程評估。
值得做的情況：固定工作常要搬資料、翻訊息或重複輸入。
下面是物流業常見的延伸想法，這次通話沒有提出這些需求，先放著確認。
目前已有自己的訂單系統，這次談的是如何把 LINE 收到的資料帶進去，沒有提到要換系統。
盤點後若現有系統無法配合匯入或安全要求，再評估是否需要調整或替換。
通話提到司機工作和新人訓練，沒有提到司機需要新的手機工具。先確認目前派送和回報方式有沒有卡住。
如果司機需要固定查派件、回報狀態或上傳資料，而且現有工具不合用，再評估要不要新增手機畫面。
這些答案會決定上面哪些要做、怎麼做。可以直接在框框裡記下來。
上面每一項按下「需要／再看看／不需要」，這裡都會自動整理。會後我會照這份清單，整理成正式的功能規劃。